내용증명은 전문자격을 취득한 행정사에게 의뢰한다.

 

 

내용증명은 전문자격을 취득한 행정사에게 의뢰한다.

 

행정사 업무 중의 하나인 "행정사법 제2조 1항 2호 행정사는 다른 사람의 위임을 받아 권리·의무나 사실증명에 관한 서류를 작성한다"라는 근거규정에 의하여 전문행정사가 내용증명서를 작성하는데 기본적인 사항인 개념, 목적, 효력, 작성방법 및 발송요령, 기타 주의사항에 대하여 포스팅해 보겠습니다. 

 

내용증명의 개념

내용증명이란 "발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송하였다"는 사실을 우체국이 증명하는 제도이다.

우편법 시행규칙」 제25조 제1항 제4호 가목  가. 내용증명 : 등기취급을 전제로 우체국창구 또는 정보통신망을 통하여 발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송하였다는 사실을 우체국이 증명하는 특수취급제도 우편법 시행규칙 제46조(내용증명) ①제25조제1항제4호가목에 따른 내용증명우편물은 한글, 한자 또는 그 밖의 외국어로 자획을 명료하게 기재한 문서(첨부물을 포함한다. 이하 같다)인 경우에 한하여 취급하며, 공공의 질서 또는 선량한 풍속에 반하는 내용의 문서 또는 문서의 원본(사본을 포함한다. 이하 같다)과 등본이 같은 내용임을 일반인이 쉽게 식별할 수 없는 문서는 이를 취급하지 아니한다. <개정 1997. 12. 31., 2018. 2. 19.> ②제1항에 따른 문서(이하 “내용문서”라 한다)에는 숫자ㆍ괄호ㆍ구두점이나 그 밖에 일반적으로 사용하는 단위등의 기호를 함께 기재할 수 있다. <개정 1997. 12. 31., 2018. 2. 19.>

 

내용증명의 목적

내용증명의 주된 목적은 향후 발생할 수 있는 분쟁을 사전에 방지하고, 증거자료로 활용하는 것이다. 계약해제의 의사표시를 할 때, 시효중단을 위한 청구를 할 때, 어떠한 내용의 독촉이 있었다는 사실을 증거로 남기고자 할 때, 내용증명이 필요하다.

증거보존 

 내용증명은 사건 내용을 공신력 있는 기관인 우체국에서 증명하여 향후 증거자료로 활용할 수 있도록 한다.

 

상대방에게 심리적 부담주기

내용증명을 통해 상대방에게 법적 조치 가능성을 암시하여 심리적 부담을 줄 수 있다.

 

계약 해지 및 통지

내용증명은 방문판매, 전화권유판매, 통신판매, 할부거래 등의 계약 해지 요구나 정기간행물 구독/이용계약 중단 및 해지 시 활용된다.

 

 의사표시 및 시효중단 청구

 

내용증명은 의사표시나 통지, 계약해제의 의사표시, 시효중단의 청구 등에 활용된다. 

 

분쟁 예방

내용증명은 증거자료나 입증자료가 없는 경우 분쟁을 방지하기 위해 활용될 수 있다. 따라서 내용증명의 주요 목적은 증거 보존, 상대방에게 심리적 부담 주기, 계약 해지 및 통지, 의사표시 및 시효중단 청구 또한 분쟁 예방을 위해서도 활용될 수 있다.

 

내용증명의 효력

내용증명은 법적 강제력은 없지만, 상대방에게 심리적 압박을 줄 수 있다. 내용증명은 향후 소송 등 법적 절차에서 중요한 증거자료로 활용될 수 있다. 내용증명은 받은 사람이 회답을 하지 않는다 하더라도 내용증명 문서의 사실을 인정하였다는 것으로 되지 않는다. 다만, 보내는 사람이 내용증명을 보냈다는 것이 나중에 입증될 수 있을 뿐이고, 증거보전이나 받은 사람에게 심리적 부담을 느끼게 할 뿐이다. 따라서 내용증명을 받아 본 사람은 문서의 내용이 사실과 다르다면 떳떳하게 그것을 반박하는 내용증명을 보내는 것도 하나의 대응책이 될 수 있다.

 

내용증명의 작성방법

우편법 시행규칙에 의하면 내용증명우편물은 다음과 같이 작성하여야 한다.

내용증명우편물은 한글, 한자 또는 그 밖의 외국어로 자획을 명료하게 기재한 문서(첨부물을 포함한다. 이하 같다)인 경우에 한하여 취급하며, 공공의 질서 또는 선량한 풍속에 반하는 내용의 문서 또는 문서의 원본(사본을 포함한다. 이하 같다)과 등본이 같은 내용임을 일반인이 쉽게 식별할 수 없는 문서는 이를 취급되지 않는다.(제46조제1항) 여기에는 숫자·괄호·구두점이나 그 밖에 일반적으로 사용하는 단위 등의 기호를 함께 기재할 수 있다. (제2항) 내용문서 원본 및 그 등본 2통을 제출하여야 한다.(제48조제1항) 내용문서의 원본 및 등본은 A4 용지를 사용하여 작성하되, 등본은 내용문서의 원본을 복사한 것이어야 한다.(제49조) 내용증명우편물의 내용문서 원본, 그 등본 및 우편물의 봉투에 기재하는 발송인 및 수취인의 성명ㆍ주소는 동일하여야 한다.(제51조) 내용증명으로 보내는 문서의 제목을 ‘내용증명’, ‘내용통지’ 등으로 하는 경우가 많으나, ‘통지서’, ‘최고서’ 등 적당한 제목으로 붙여도 상관없다. 내용증명 작성 시 상대방의 정확한 정보, 발송 일자, 내용 등을 명확히 기재해야 합니다.

 

작성샘플 예시

최고서 발신인: ○○도 ○○시 ○○동 ○○○ 수신인: ○○도 ○○시 ○○동 ○○○ 귀하의 무궁한 발전을 기원합니다. 다름이 아니라 귀하께서는 모년 모월 모일 본인으로부터 금 일백만 원을 차용하였으나, 상환하지 않은 바 있습니다. 이에 본인은 귀하에게 해당 차용에 대해 상환할 것을 요구하는 바이며, 모년 모월 모일까지 상환하지 않을 경우 본인은 귀하에게 취할 수 있는 모든 민·형사적 조치를 취할 것입니다. 귀하가 해당 차용에 대해 상환하고자 하신다면 본인의 연락처(010-○○○○-○○○○)로 연락하여 주시기 바랍니다. 모년 모월 모일 발송인 ○○○(서명 또는 날인) 별첨(첨부 시 내용증명문서에 기재한 후 뒷장에 첨부) 차용증. 끝.

내용증명의 발송방법

내용증명 작성 시 동일한 내용의 문서 3통이 필요하며, 발송인은 3년 이내에 우체국에 제출해야 한다. 내용증명은 등기우편으로 발송하며, 배달증명 서비스를 함께 이용하면 우편물 배달 사실까지 증명할 수 있다.

 우체국에서 내용증명을 보내는법과 비용

1. 내용증명을 작성해 동일한 내용 3통을 만든다. 복사본도 무방하다. 여기서 발신인, 수신인, 내용, 서명이나 날인 모두 동일해야 한다.
2. 서류봉투 하나랑 내용증명 3통을 가지고 우체국에 방문해 접수한다.
3. 우체국은 내용증명을 확인하고 직인을 찍어 1통을 돌려준다. 우체국도 1통을 보관하고 나머지 1통만 수신인에게 우체국이 발송.
4. 우체국에서 받은 등기번호로 내용증명의 도착을 확인.
5. 비용은 소형봉투 1매 25g까지 5,490원이다.

내용증명을 작성할 때 유의해야 사항

 

1. 목적에 맞는 내용 작성
내용증명은 특정한 목적(계약 해지, 법적 분쟁 예방 등)을 위해 작성되므로, 그 목적에 맞는 내용을 명확히 작성해야 합니다.
2. 사실관계 정확히 기재
내용증명은 향후 법적 증거로 활용될 수 있으므로, 사실관계를 정확히 기재해야 한다.
3. 수신인 정보 정확히 기재
수신인의 성명, 주소 등 정보를 정확히 기재해야 합니다. 이는 향후 법적 절차에서 중요한 증거가 된다. 
4. 발송 방식 유의
내용증명은 우체국을 통해 등기우편으로 발송해야 합니다. 이는 발송 사실을 공식적으로 증명할 수 있기 때문이다. 
5. 보관 철저
내용증명 발송 영수증은 향후 법적 절차에서 중요한 증거가 될 수 있으므로, 잘 보관해야 한다.
6. 적절한 시기에 발송
내용증명은 적절한 시기에 발송해야 합니다. 예를 들어 계약 해지 시 계약 종료 시점 전에 발송해야 한다. 
따라서 내용증명을 작성할 때는 목적에 맞는 내용 작성, 사실관계 정확 기재, 수신인 정보 정확 기재, 발송 방식 유의, 보관 철저, 적절한 시기 발송 등을 유의해야 한다.

 기타

우체국에서 내용증명 우편물에 스티커로 붙여 기재해 주는 발송연월일은 확정일자에 해당한다. 따라서 채권양도 통지 같은 것은 필히 내용증명 우편으로 해야 한다.

내용증명 우편에 붙여 주는 스티커에는 등기번호도 기재되어 있는데 인터넷우체국 사이트에서 이 번호로 배송 상황을 조회할 수 있다. 원래는 내용증명 우편의 도달 여부를 명확히 하려면 별도로 배달증명도 받아야 하지만 위와 같은 사이트가 생기면서 배달증명의 효용이 감소했다. 다만, 언제까지고 조회할 수 있는 것은 아니고, 발송 시부터 3년 동안만 조회가 가능하다.

내용증명우편은 상대에게 수신받은 우편뿐만 아니라 우리 측에서 발신한 우편 원본도 문서 수신 · 발신 바인더에 철하여 보관하는 것이 기본이다. 원본의 경우 발송 후 바로 주는 경우도 있지만 이틀 정도 후에 방문하여 찾아오라고 하는 경우가 있는데, 그때 우체국에 방문하는 담당자에게 요청하여 발신한 원본을 꼭 가져오자. 

내용증명을 부칠 때는 봉투를 밀봉하고 우체국에 가면 안 된다. 열린 봉투와 문서 3부를 챙기고 우체국 직원이 주는 발송용 문서만 봉투에 넣고 직원이 보는 앞에서 밀봉한 다음 보내는 것이 좋다. 팁으로는 봉투 3개 중 하나에 양면테이프를 붙여 가져가면 봉투 봉하기가 편하다. 풀이 있는 곳까지 가서 풀칠하고 가져오는 것이 귀찮으며 외부로 보내지는 것이니 대충 붙일 수도 없다. 꼼꼼하게 풀칠해야 하는데 대기자가 많으면 눈치가 보이기도 하므로 양면테이프를 사용해 보자.

 

지금까지 내용증명에 대하여 알아보았습니다. 내용증명 보낼 때 가까운 전문행정사에 맡겨보는 것이 어떤가요?  다음에는 탄원서 작성요령에 대하여 포스팅해보겠습니다.